Krótki poradnik dla polskich firm branży budowlanej na temat umów i negocjacji
Wprowadzenie
Niemcy są jednym z najważniejszych partnerów handlowych Polski, a rosnący rynek budowlany w tym kraju stwarza wiele możliwości dla polskich firm. Przed podjęciem współpracy z niemieckim zleceniodawcą, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów związanych z zawieraniem umów o prace budowlane. W niniejszym artykule omówimy różne rodzaje umów oraz ich specyfikę, a także porównamy umowy zawierane między podmiotami prawa handlowego a mniejszymi firmami.
Rodzaje umów
Istnieją dwa rodzaje umów budowlanych, które są stosowane w Niemczech:
- Umowy ustne
- Umowy pisemne
1. Umowy ustne
W przypadku umów ustnych, gdy polska firma przyjmuje zapytanie ofertowe od niemieckiego partnera, należy pamiętać, że takie umowy są trudniejsze do udowodnienia i egzekwowania. W Niemczech umowy ustne są jednak wciąż prawnie wiążące, a ich zawarcie może nastąpić poprzez przyjęcie oferty, wykonanie usługi czy nawet przekazanie towaru. Kluczowe jest jednak, aby jak najwięcej informacji dotyczących umowy, takich jak zakres prac, termin realizacji czy warunki płatności, zostało ustalonych i udokumentowanych, np. w formie korespondencji e-mailowej. Szczególnie jeżeli samo zamówienie było pisemne. Należy szczególnie zwrócić uwagę na to, czy pisemne zamówienie nie zawiera wskazania na Ogólne Warunki Umów (niem.: allgemeine Geschäftsbedingungen, AGB), które będą wtedy stanowić integralną część umowy.
2. Umowy pisemne
Umowy pisemne są zdecydowanie bardziej zalecane ze względu na ich przejrzystość oraz łatwiejszą egzekwowanie praw i obowiązków stron. Polska firma powinna zwrócić uwagę na takie elementy jak:
- Język umowy: umowa powinna być sporządzona w języku polskim i niemieckim, aby uniknąć nieporozumień.
- Zakres prac: należy dokładnie określić, jakie prace będą wykonywane, jak będą one oceniane i na jakiej podstawie będzie naliczana wartość wynagrodzenia.
- Terminy i warunki płatności: należy ustalić konkretne terminy płatności oraz ewentualne kary za opóźnienia oraz warunki wstrzymania płatności. Niemieckie firmy bardzo często uzależniają wypłatę wynagrodzenia od wykazania przez polską firmę posiadania szeregu dokumentów takich jak zwolnienie z podatku budowlanego (Freistellungsbescheinigung), zgłoszenia do Mindestlohn-Portal (Zoll), zaświadczenia z SOKA-Bau czy Izby Rzemieślniczej. Nie zawsze takie ograniczenia są zgodne z prawem, a często są one przez niemieckich zleceniodawców niewłaściwie interpretowane. Szczególnie jeżeli polska firma wykonała już prace, wstrzymanie płatności może być dotkliwe i nawet zagrażać dalszemu istnieniu firmy.
- Ubezpieczenia: polska firma powinna sprawdzić, czy posiada odpowiednie ubezpieczenia związane z prowadzeniem działalności w Niemczech.
- Odpowiedzialność: warto zwrócić uwagę na przepisy dotyczące odpowiedzialności za wady i szkody, a także ewentualne ograniczenia odpowiedzialności.
- Rozstrzyganie sporów: umowa powinna zawierać klauzule dotyczące sposobu rozstrzygania sporów, np. mediacja, sąd polubowny czy sąd powszechny.
- Ogólne warunki umów: Polska firma powinna zwrócić uwagę na ogólne warunki umów (AGB), które często są dołączane do umów pisemnych i stanowią integralną ich część. AGB określają standardowe postanowienia, takie jak zmiany w zakresie prac, przepisy dotyczące terminów realizacji czy gwarancji. Należy uważnie je przeanalizować, aby upewnić się, że są one korzystne i nie wprowadzają niekorzystnych zapisów dla polskiej firmy.
3. Umowy między podmiotami prawa handlowego a mniejszymi firmami
Warto zwrócić uwagę na różnice w umowach zawieranych między podmiotami prawa handlowego (np. spółkami z o.o. czy akcyjnymi) a mniejszymi firmami (np. jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi). W przypadku umów poddanych prawu niemieckiemu zawieranych pomiędzy podmiotami handlowymi zastosowanie znajdują dodatkowo przepisy niemieckiego kodeksu handlowego, które przewidują szereg odstępstw od ogólnych zasad dotyczących zawierania umów wynikających z prawa cywilego. Na przykład: w przypadku stałych kontaktów handlowych, brak odpowiedzi na pismo partnera handlowego może oznaczać zgodę.
Należy pamiętać, że wiele dodatkowych warunków umowy, takich jak np. kary umowne, zasady płatności (szczególnie z góry) itp. można negocjować przed podjęciem zlecenia.