Dla wielu przedsiębiorców bardziej dogodną formą od rejestracji działalności w Niemczech (Gewerbe) jest prowadzenie transgranicznie działalności budowlanej z Polski. Często wiąże się to z wynajęciem w Niemczech przez właściciela firmy mieszkania dla koordynacji prac. Powstaje wtedy ryzyko uznania takiego mieszkania za tzw. zakład podatkowy, co wiąże się z koniecznością zapłaty podatku od zysku uzyskanego z niemieckich budów w Niemczech, a jeżeli firma deleguje do Niemiec pracowników — także podatku od wynagrodzeń, nawet jeżeli pracują oni w Niemczech której niż przez 183 dni w każdoczesnym 12-miesięcznym okresie.
Dzieje się tak z powodu istnienia w niemieckim systemie podatkowym pojęcia tzw. miejsca zarządu firmy (Verwaltungsbetriebstätte), a termin ten pojawia się również w umowie o unikaniu opodatkowania pomiędzy Polską a Niemcami. Oznacza ono miejsce, w którym firma prowadzi znaczącą część swojej działalności administracyjnej.
Ryzyko uznania mieszkania za miejsce zarządu firmy wzrasta szczególnie w sytuacji, gdy firma deklaruje obroty jedynie w Niemczech, lub też ilość obrotów w Polsce jest znikoma (poniżej 25%).
W przypadku kontroli przez Niemiecki urząd w tym zakresie, aby wykazać, że działalność jest administrowana z Polski, należy przedstawić odpowiednie dokumenty, takie jak:
- Oryginały i tłumaczenia na język niemiecki umów, wskazujących na miejsce świadczenia usług.
- Dowody na przechowywanie dokumentacji biznesowej (np. dokumenty płacowe, umowy, rozliczenia) w Polsce.
- Szczegółową analizę obrotów w Polsce w porównaniu do obrotów w Niemczech.
- Dowody na działalność budowlaną prowadzoną w Polsce, np. umowy o wykonanie prac.
- Ewidencję czasu spędzonego przez właściciela firmy w Polsce oraz opis prowadzonych w tym czasie działań biznesowych.
- Informacje o decyzjach biznesowych podjętych w Polsce.
- Dane dotyczące pracowników w Niemczech, odpowiedzialnych za projekty budowlane, wraz z zakresem ich uprawnień decyzyjnych i kopiami umów o pracę.
Im dokładniejsze będą tutaj odpowiedzi i im bardziej będą one wskazywały na faktyczne zarządzanie firmą z Polski, tym mniejsze ryzyko wydania przez niemiecki urząd skarbowy decyzji szacunkowych (jeżeli sami nie złożymy tu deklaracji obciążających nas podatkiem) i w konsekwencji dalszych działań prawnych lub niedogodności związanych z koniecznością korekty polskich deklaracji.
Ponieważ kryteria rozróżnienia pomiędzy miejscem zarządu w Niemczech a w Polsce nie są ostre, może się zdarzyć, że mimo złożenia w Niemczech deklaracji nas obciążających, polski urząd skarbowy podtrzyma stanowisko, iż uważa, że działalność jest prowadzona z polski i odmówi stwierdzenia nadpłaty podatku. Stąd też ważne jest, że dopóki sytuacja nie jest jednoznacznie rozstrzygnięta w obu państwach, należy w miarę możliwości wnosić o zawieszenie postępowania, jednocześnie kierując sprawę na drogę tzw. procedury wzajemnego porozumiewania się pomiędzy organami podatkowymi Polski i Niemiec.